Vouchers Retail software

Show filters list

Vouchers Retail software

Work in accordance with the General Data Protection Regulation requirements through the products of SIS Technology AD. Learn more here

Voucher management system


The voucher management system automates all activities in the retail company related to vouchers. It maintains the interface to the club cards and Front office part of the POS Master retail system through a server. Users can access the system based on defined and assigned data reading and entering user rights. Each activity in the voucher management system is reflected by chronology (transactions) that can be tracked for any voucher.   

The voucher management system can be combined with the Customer loyalty management system as well as with the Promotions management system. 


The mentioned effects depend heavily on the retail chain or store organisation and can be considered as indicative – in many cases much bigger effect could be observed. The readiness for much more radical organisational changes allowing deploying the chain or store potential, is from essential importance. At the heart of the good results is not the software at itself but the change in the organisation and practices supported by it. 

Enablers for the improved result

 The consumer basket of customers using vouchers is larger.

 Monitoring the behavior of the different customer groups and adjustment of the price behavior according to their reactions when bound by loyalty systems. 

 Guiding the consumer needs and demands of loyal customers to certain groups of items;

 Managing and guiding the interests of customers to stale productsproducts close to their 'best before' date and to products for which excellent price conditions were achieved;

 The promotions are not price promotions only – their layout and presentation encourage the customer to to purchase RIGHT NOW the offered mix, the price of which is very difficult or almost not possible to be compared with the price of the competition.

 The long term planning of voucher promotions vouchers enables to agree on much better prices with suppliers. 

 Protection of the customers from the competition encroachment. 

Voucher types

 Prepared in advance vouchers – the vouchers are printed and registered in the system in advance; they can be received upon special conditions at the cash point;

 Vouchers upon club card activation - the vouchers are printed and registered in the system in advancethey can be received upon activation of a loyalty card at the cash point;

 Vouchers versus points – the vouchers are issued at the cash point by  transforming the collected points or loyalty system amounts in  amounts to be used through vouchers;

 Vouchers for special clients – Specially selected clients receive predefined personalised voucherssent by e-mailpost etc.;

 Voucher as a gift (progressive) – This promotion defines thresholds based on which the client receives as gift a voucher for certain value upon reaching a certain amount on the bill;

 Voucher as a gift (purchased goods) – This promotion defines a group of goods with corresponding quantity and at purchasing the specified quantity of the respective goodsthe client receives as gift a voucher with specific nominal value

 Voucher as a gift (campaign) – The promotion defines 2 groups of goodsIn the first group – Issuing a voucher – the goods are defined with a certain quantity and when purchasing this defined quantity a voucher is issued. In the second group – Using a voucher – the goods are defined for which the voucher is valid.


The global settings are linked to the generation of vouchers and particularly with the creation of the voucher code. In the settings it is possible to set a prefix for the vouchers’ codes which will be generated in the system, as well as bar code format (of the voucher).

Standard promotion data – Name, starting date, ending date, status, code and content of the cash bill, starting and ending hour, a field with option for choosing the days of the week for which the promotion will be valid;

Data for the vouchers – The data maintained for vouchers are various and can be divided in three main groups: basic data for the voucher; data related to the club card correlation; data referring to the voucher’s activation and payment by vouchers on the cash points (Front Office). 

In the first group the following characteristics and flags are included:

 Voucher code – automatically generated according to the global settings;

 Voucher kind – it is set automatically according to the using company;

 Voucher type – it is selected while generating the vouchersSo far 4 types of vouchers have been developed: “Voucher as gift upon a new club card”, “Voucher versus bonus points”, “Marketing campaign vouchers” and “Voucher as a gift”;

 Status of the voucher – at generating the vouchers it is possible to choose the status they will be generated with  (some of them are directly generated as “Active”). The status of the voucher is monitored at any time and the status could be: “Generated”, “Handed over (to the client)”, “Active”, “Blocked” and “Used”; 

 Marketing campaign;

 Pdf – name of the pdf file - template. At generating the vouchers it is possible to generate a pdf-file for each voucher by filling in specific information and data for the voucher in the pdf-file template. The coordinates of the data which are filled by the system in all templates must be the same (it means the voucher data must be always filled on the same places in the pdf-file);  

 Date of issue (generating date);

Data related to activation and payment with vouchers at the cash points

 Validity period – it is possible to set a voucher validity period at voucher generation and later on at bulk processing This validity period can start at a date which is a later date referring to the generation date;

 Nominal – in case the vouchers are issued for specific amount the voucher nominal must be chosen;

 Discount – the voucher discount can be linked to the bill amount or to a specific item or item group;

 Item criteria – in the voucher it is possible to set some item criteria which can be paid by this voucher. Currently they are linked to the marketing campaign which is a pure information field;

 Minimum activation amount – it is possible to activate the vouchers at the cash points only if the amount of the bill is е = or > than this indicator;

 Activation date, Store of voucher activation ,  Voucher activating operator – indicators referring to the voucher activating at the cash points;

 Minimum payment amount – it is possible to pay with some voucher types only if the amount of the bill is  е = or > than this indicator;

 Spent amount – when paying with a voucher exactly that amount of the voucher is recorded, which was paid (it can be < than the nominal of the voucher);

Data related to club cards

 Card ID No, Card holder ID No – information about a club card  link;

 Flag if at payment by voucher bonuses will be accumulated ;

 Flag if the voucher is related to a club card;

Transaction chronology

 Transaction status – „Recorded“, „Waiting“, „Canceled“;

 Transaction date and hour;

 Voucher ID No;

 Cash, Resetting (zeroing), Bill, Cash point serial  number, Bill amount – information about the cash bill upon transactions of the “Activating” and “Using a voucher” type;

 Store where the transaction is performed;

 Operator carried out the transaction;

 Transaction type – the transaction types depend on the type of voucher operations. For example: “Generating (of vouchers)”, “Activating”, “Blocking”, “Changing the validity period”, “Using a voucher”, “Group blocking of vouchers” etc.;

Control mecahnism 

 Thanks to the offline mode with data replication at the cash point the system operates without limitation of the functionality and even without an interface to the voucher server;

 The systems allows printing up to three vouchers in a bill;

 The system controls and allows issuing up to five vouchers for a particular card holder promotion for each single card holder in order not to exceed the standards of one household ;

 When using a client card for issuing a voucher, it can be used only in combination with the same client card. 

More about the product 

Promotion with voucher issuing

The voucher management system can be linked close to the promotion management system – the benefit for the client as result of purchasing promotional goods and items is the issued voucher. 

Variability - The promotions can cover several groups of items combined in terms of all other indicators for issuing vouchers.   

Items – the filter system facilitates the easy bulk selection of items upon their purchasing vouchers will be issued.  

Bill design - Voucher as a gift - household items - upon purchasing of any of the promotional items the client receives upon the next purchase a discount coupon worth 5 BGN.

Vouchers referring to the amount of the bill – The vouchers can be combined with the use of a loyalty customer card. When purchasing some items for a total value higher than 50 BGN the client receives as a gift a voucher amounting to 5 BGN upon its next purchase for an amount higher than 50 BGN.  

Transactions – the system visualizes in the chain Central Office in real-time all operations referring to issuing or using of vouchers by the stores.

Reporting – The reporting system plays a key role when evaluating the vouchers’ issuing and using efficiency depending on the promotion programs. 

Глобалните настройки са свързани с генерирането на ваучери и по-специално образуването на кода на ваучера. В тях може да се задава префикс на кодовете на ваучери, които ще се генерират в системата, както и формат на баркода (на ваучера).

Стандартни данни за промоцията -Име, начална дата, крайна дата, статус, код и текст за КБ, начален и краен час, поле за избор на дни от седмицата в които е валидна промоцията;

Данни за ваучери - Поддържаните данни за ваучери са най-разнообразни по своя смисъл и могат основно да бъдат разделени на три групи: основни данни за ваучера; данни, свързани с връзката с клубни карти; данни, касаещи активиране на ваучери и плащане с тях на касовите места (Front Office).

В първата група влизат следните параметри и флагове:

  • Код на ваучера – генерира се автоматично според глобалните настройки;
  • Вид на ваучера – задава се автоматично според фирмата-потребител;
  • Тип на ваучера – избира се при генериране на ваучери. Досега са разработени 4 типа ваучери: „Ваучер-подарък при нова клубна карта“, „Ваучер срещу бонус точки“, „Ваучер маркетингова кампания“ и „Ваучер-подарък“;
  • Статус на ваучера- при генериране на ваучери може да се избира с какъв статус ще се генерират (някои директно се генерират като „Активни“). Във всеки един момент се следи статус на ваучер, като статусите биват: „Генериран“, „Предаден (на клиент)“,„Активен“, „Блокиран“ и „Използван“;
  • Маркетингова кампания;
  • Pdf – име на .pdf файла – шаблон.При генериране на ваучери има възможност да се генерира .pdf файл за всеки от тях, посредством попълване на специфични данни за ваучера в .pdf- файла – шаблон. Изискването е координатите на данните, които се попълват от системата във всички шаблони да са еднакви (т.е. данните от ваучера да се попълват на едни и същи места в .pdf файла);
  • Дата на издаване (генериране).

Данни, свързани с активиране и плащане с ваучери на касовите места

  • Период на валидност - при генериране на ваучери и в последствие с групова обработка може да се задава период на валидност на ваучера, който може да започва и с бъдеща дата спрямо датата на генериране;
  • Номинал – когато ваучерите са за сума, се избира номинала на ваучера;
  • Отстъпка – отстъпката на ваучера може да бъде свързана със сумата на бона или с определен артикул или група артикули;
  • Артикулни критерии – във ваучера има възможност да се задават критерии за артикули, които могат да бъдат платени с конкретния ваучер. В момента те са обвързани с маркетинговата кампания, която е чисто информативно поле;
  • Минимална сума за активиране– има възможност ваучерите да се активират на касовите места, ако сумата на бона е = или > от този параметър;
  • Дата на активиране, Обект, в който е активиран ваучера, Оператор активирал ваучера – параметри, свързани с активиране на ваучери на касовите места;
  • Минимална сума за плащане – при някои от типовете ваучери плащането с тях е възможно, само ако сумата на бона е = или > на този параметър;
  • Изразходвана сума – при плащане с ваучер се записва сумата от ваучера, с която е платена (тя може да е < от номинала на ваучера).

Данни, свързани с клубни карти

  • ИН на карта, ИН на картодържател– данни за връзка с клубна карта;
  • Флаг дали при плащане с ваучер ще се натрупват бонуси;
  • Флаг дали ваучерът е свързан с клубна карта.

Хронология на транзакциите

  • Статус на транзакцията – „Записана“, „Чакаща“, „Анулирана“;
  • Дата и час на транзакция;
  • ИН на ваучер;
  • Каса, Нулиране, Бон, Сериен номер на каса, Сума на бон – данни за касовия бона, при транзакции от тип „Активиране“ и „Използване на ваучер“;
  • Обект, в който е извършена транзакцията;
  • Оператор, извършил транзакцията;
  • Тип на транзакцията – типовете транзакции, зависят от видовете действия с ваучери. Примерни: “Генериране (на ваучери)“, „Активиране“, „Блокиране“, „Промяна на периода на валидност“, „Използване на ваучер“, „Групово блокиране на ваучери“ и др.

Контролни механизми

  • Системата работи без ограничение на функционалността дори без връзка с ваучер сървъра, благодарение на предвидения offline режим с мултиплициране на данните на касовото място;
  • Системата позволява разпечатване на до три ваучера в касов бон;
  • Системата контролира и позвлява издаване на до пет ваучера за дадена търговска промоция за картодържатели за всеки отделен картодържател с цел да не се допусне излизане от стандартите на едно домакинство;
  • При използване на клиентска карта за издаване на ваучера, той може да бъде използван само след представяне на същата клиентска карта.
Our partners